Dateien archivieren
Einer der wesentliche Vorzüge des Internets ist der schnelle Austausch von Informationen. Innerhalb von Sekunden werden gewaltige Massen von Daten über große Strecken transportiert, egal, ob es sich um Programme, Bilder oder Text handelt.
Natürlich ist nicht jedes Datenformat gleichermaßen gut für den Datenaustausch geeignet und es wird auch nicht jedes Format von den Internetbenutzern akzeptiert. Insbesondere trifft das für Bildformate zu, da die Dateien für den Transport meist viel zu groß sind. Ähnlich ist es auch bei Textformaten. Eher unbeliebt ist der Versand von ausführbaren Dateien, also von Programmen und Scripten. Stammen sie nicht von einem bekannten und verlässlichen Absender, wird deren Annahme oft verweigert. Der Grund ist, dass sich in solchen Dateien Computerviren aller Art verstecken können, die in der Lage sind, auf dem Rechner oder im Netz des Empfängers immensen Schaden anzurichten. Allein ein kleines Script, das sich unter dem Namen "I Love You" in einer einzigen Mail verbreitet hatte, hat weltweit einen Schaden von mehreren Milliarden Dollar verursacht und die Arbeit unzähliger Firmen für Stunden oder Tage lahmgelegt. Das kann einer Firma unter Umständen die Existenz kosten, denn der Verlust aller Daten ist ein folgenschwerer Eingriff und führt praktisch zur Handlungsunfähigkeit.
Zum Versand werden Daten allgemein in Archive "verpackt". Dabei werden sie auch komprimiert, das heißt, das Packprogramm verkleinert die Dateien. Bei Programmen ist dieser Effekt oft unerheblich, da sie bereits vom Hersteller "gepackt" werden, bevor sie in den Vertrieb kommen. Ebenso gering ist er bei den Bildformaten *.gif und *.jpg, in beiden Fällen handelt es sich um Formate, die bereits bei der Erstellung komprimiert werden.
Andere Bildformate, wie zum Beispiel *.bmp, werden beim Archivieren aber extrem verkleinert. Oft haben sie nach dem Packen nur noch 10% der ursprünglichen Größe. Ebenso lassen sich alle Textformate gut komprimieren. Somit können Daten im Internet natürlich sehr viel besser und schneller übertragen werden.
Voraussetzung ist natürlich, dass sowohl der Absender als auch der Empfänger über Programme verfügen, die das gleiche Archivformat verarbeiten können. Neben anderen Formaten, die sich in der Praxis nicht durchgesetzt haben oder nur für bestimmte Zwecke verwendet werden, ist das ZIP-Format das weltweit meist verwendete. Und da es hierfür auch eine Vielzahl von Programmen gibt, die eine bequeme und einfache Handhabung gestatten, ist es sicher auch das beliebteste.
Für das Betriebssystem Windows ist das Programm WinZip (WinZip Computing, Inc.) sicher das bekannteste und am meisten verwendete. Es hat in der Computerpraxis bereits eine langjährige Tradition und hat sich von einem anfangs kleinen Zusatzprogramm zu einem komfortablen und vielseitigen Werkzeug entwickelt, das auf keinem Rechner fehlen sollte.
Es ist speziell der Verwendung unter Windows angepasst und integriert sich hier völlig. Bemerkenswert ist auch, dass das Programm in einer kostenlosen Testversion zur Verfügung gestellt wird und funktional uneingeschränkt und zeitlich unbegrenzt nutzbar ist.
Bevor man es verwenden kann, muss es zunächst einmal aus dem Internet auf den eigenen Rechner geladen und installiert werden (siehe: Download, Installation).
WinZip verwenden
Nachdem das Programm installiert ist, findet sich auch ein Eintrag im Startmenü, über den man es starten kann, Das ist aber gar nicht notwendig, denn es hat sich auch an anderen Stellen "verewigt", die viel praktischer und leichter erreichbar sind.
ZIP-Dateien ansehen und entpacken:
Durch die Installation des Programmes sind das Format *.zip und einige andere Archiv-Formate automatisch mit dem Programm WinZip verknüpft worden. Das bedeutet, dass man im Windows-Explorer eine Datei mit der Dateiendung *.zip nur doppelt anklicken muss. In der Testversion öffnet sich zunächst ein Hinweisfenster, das auf die Registrierung aufmerksam macht. Man kann das Programm verwenden, wenn man auch die Schaltfläche "Ist mir bekannt" klickt.
Damit öffnet sich ein Fenster, in dem alle Dateien aufgelistet sind, die sich in dem Archiv befinden. Man kann hier einzelne oder alle Dateien markieren und anschließend mit der Schaltfläche "Extrahieren" entpacken. Bevor das möglich ist, muss in einem weiteren kleinen Dialog festgelegt werden, wohin die Dateien entpackt werden sollen. Man findet dazu die gleiche Anzeige der Verzeichnisstruktur wie im Windows-Explorer vor. Damit kann man das Zielverzeichnis auswählen und mit "OK" werden die ausgewählten Dateien aus dem Archiv entpackt und dort abgelegt. Das Archiv bleibt dabei vollständig erhalten, Dateien, die entpackt werden, verschwinden daraus also nicht.
ein neues Zip-Archiv erzeugen
Mochte man Dateien archivieren, um sie dann beispielsweise als Anhang an einem Mail zu verschicken, muss daraus zunächst ein Zip-Archiv erzeugt werden. Am einfachsten lässt sich das im Windows-Explorer machen. Man markiert zuerst die gewünschten Dateien (sie werden farbig hinterlegt) und klickt sie dann einmal mit der rechten Maustaste an.
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In einem "Kontextmenü" bietet WinZip mehrere mögliche Aktionen an. Hat man bereits ein Archiv und möchte weitere Dateien hinzufügen, kann man das mit "Zu ZIP-Archiv hinzufügen" tun. Es wird wiederum ein Dialog angeboten, in dem man das gewünschte Archiv auswählen kann. Der Rest funktioniert dann beinahe von selbst.
Die Abbildung zeigt das Kontextmenü, wenn eine Datei mit dem Namen sprachen.* markiert wurde. |
WinZip verwendet in diesem Fall immer den Dateinamen auch gleichzeitig als Namen für das Zip-Archiv. Der Name ist aber unerheblich, man kann ein solches Archiv jederzeit umbenennen.
Nachdem man "Hinzufügen zu *.zip" gewählt hat, wird im gleichen Verzeichnis eine Zip-Datei erzeugt, die die ausgewählte Datei bereits enthält. Im Beispiel der Abbildung würde Sie "sprachen.zip" heißen, die man nun als Anhang an einem Mail verschicken kann.
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hier können Sie: - ein neues Archiv anlegen - ein vorhandenes öffnen, um Dateien hinzuzufügen Sie können hier entscheiden, ob Pfadangaben mit gespeichert werden sollen oder auch ein Passwort für Ihr Archiv festlegen. Nur wer über dieses Passwort verfügt, kann Einsicht in das Archiv nehmen und Dateien daraus entpacken. |
Wurden nicht nur eine, sondern mehrere Dateien markiert, fehlt der Eintrag im Kontextmenü natürlich, der bereits einen Namen vorschlägt. Hier verwenden Sie einfach "Zu ZIP_Arschiv hinzufügen" und sobald WinZip startet, erscheint ein Dialog, in dem Sie ein bereits vorhandenes Zip_Archiv auswählen oder Verzeichnis und Namen für ein neues Archiv angeben können.
Bei den weiteren Einstellungen ist eine wichtig und wesentlich. Unter "Optionen" ist die Angabe möglich, ob Die Dateipfade (Verzeichnisse) mit gespeichert werden sollen oder nicht. Befindet sich Ihre Datei also im Verzeichnis c:\dokumente\deutsch\, dann können diese Angaben mit gespeichert werden. Beim Empfänger Ihrer Datei werden Sie dann auch genau in diese Verzeichnisse entpackt und falls sie auf diesem Rechner nicht vorhanden sein sollten, werden sie vor dem Entpacken der Dateien erst angelegt.
Wichtig ist das vor allem dann, wenn ganze Projekte weiter gegeben werden sollen, in denen mittels Hyperlink auf Dateien an einem bestimmten Ort verwiesen wird. Befindet sich eine Datei nicht genau an ihrem Platz, geht jeder Verweis natürlich ins Leere.
"Zip und E-Mail ...." trifft nur dann zu, wenn Sie E-Mails mit Programmen aus dem Hause Microsoft versenden. Also beispielsweise über den Exchange Server, Outlook oder das Microsoft Network. Sie werden dann von einem Assistenten weiter geführt.
Download WinZip 8.0
Homepage der WinZip Computing, Inc.
einige Tipps
Auch wenn Grafikformate wie *.gif oder *.jpg kaum noch weiter zu komprimieren sind, lohnt sich das Verpacken in Zip-Archiven dennoch, denn Sie haben dann nur noch mit einer einzigen Datei umzugehen. Das vereinfacht Ihnen und auch dem Empfänger Ihrer Dateien die Arbeit.
Versenden Sie möglichst wenige Office-Dateien. Bei Access-Datenbanken und Kalkulationstabellen von Excel lässt sich das nicht vermeiden, aber statt dem Word-Format *.doc lässt sich für ganz normale Texte eine reines Textformat (*.txt) wesentlich besser verwenden. Die Dateien sind um ein Vielfaches kleiner und hier können sich keine unliebsamen "Mitreisenden" einnisten. Eine reine Textdatei ist immer virenfrei und deshalb unbedenklich für den Empfänger.
Sollten Sie dennoch Office-Dateien oder ausführbare Dateien (also Programme und Scripte) an unbekannte Empfänger versenden wollen, so melden Sie sich vorher bei Ihm, kündigen Sie Ihre Sendung an und fragen Sie, ob er Ihre Dateien entgegen nehmen möchte. Tun Sie das nicht, riskieren Sie, dass Ihr Mail mitsamt Anhang sofort ungelesen aus dem Posteingang in den Papierkorb wandert. Der Empfänger dokumentiert damit nicht seine Unfreundlichkeit, sondern eher Vorsicht und möchte seinen Rechner vor Viren schützen.
Fragen Sie auch dann beim Empfänger an, wenn Sie sehr große Anlagen verschicken möchten. Nicht jeder Empfänger ist erfreut, wenn es in seinem Posteingang minutenlang "rattert", ohne dass er weiß, was da eigentlich ankommt. Notwendig ist es auch deshalb, weil die Dateigröße mitunter auf 1 MB beschränkt ist. Das trifft insbesondere auf kostenlose E-Mail-Accounts zu. Sie erhalten in solchen Fällen Ihr Mail einfach zurück, "wenn es nicht in den Postkasten passt".
Für die "Standardpost" ist das reine Textformat (*.txt) am geeignetsten. Es wird ausschließlich der Platz gebraucht, der für Ihren Text notwendig ist und es enthält auch nur solche Zeichen, die von den Standard-Zeichensätzen problemlos dargestellt werden können. Aus diesem Grund ist es für die schnelle Übermittlung im Internet besonders gut geeignet. Es gibt natürlich Leute, die Ihre Mails gern mit Farbe, Ton, Geruch und Geschmack versehen möchten. Für die Übermittlung des größten Teils an Informationen ist das aber völlig irrelevant und so überflüssig wie Scheibenwischer an einem Computer.
Günter